Jesień to idealny moment na zaplanowanie konferencji czy warsztatów na kolejny rok! Zacznij już teraz poszukiwania pomysłów, lokalizacji oraz partnerów. Radzimy, jak zorganizować imprezę edukacyjną, aby czerpać z niej długoterminowe zyski!

1. Zbuduj koncepcję eventu

Cała organizacyjna część wydarzenia powinna być środkiem do osiągnięcia konkretnych celów. Zanim zabierzesz się za detale, przemyśl do kogo kierowany jest event, ile osób weźmie w nim udział, jaką formę powinien on przybrać, na czym Ci najbardziej zależy.

2. Wybierz termin i miejsce

Wiedząc, jaki masz pomysł na konferencję – wystąpienia sceniczne, warsztaty w grupach czy ekspozycja w formie małych targów – możesz szukać odpowiedniej lokalizacji. Podczas wybierania hotelu, przemyśl układ sal konferencyjnych, wykorzystanie przestrzeni wspólnych typu lobby lub hol oraz sprawdź liczbę dostępnych noclegów. Ważna jest także konfiguracja pokoi, czyli liczba noclegów jedno- i dwuosobowych.

3. Zadbaj o część merytoryczną

Zapraszając zewnętrznych prelegentów, musisz wskazać im konkretny termin wydarzenia. Z tego powodu warto kontaktować się z potencjalnymi partnerami, gdy masz już konkrety. Zarówno Twoi pracownicy, jak i zaproszeni goście powinni wcześniej zgłosić temat wystąpienia, jego zakres i przesłać wszystkie informacje o sobie niezbędne do komunikacji (zdjęcie, bio). Największą wartością dobrej konferencji jest jej merytoryczność!

4. Wystartuj z produkcją i organizacją odpowiednio wcześnie

Organizacja wydarzeń wymaga czasu i zespołu specjalistów. Skoordynowanie wszystkich poddostawców oraz komunikacji z gośćmi to niezłe wyzwanie! Elementy brandingu typu ulotki, tablice z programem, gadżety, ścianki reklamowe także musisz zlecić do produkcji wcześniej. W ten sposób zdążysz na czas nawet w przypadku reklamacji.

5. Zapewnij atrakcje integracyjne

Konferencja jest czasem nie tylko wymiany doświadczeń, ale także zabawy i integracji. Warto zaproponować gościom rozrywkę pozwalającą na nawiązywanie relacji w mniej formalnej atmosferze. Kluczem tutaj jest dobry pomysł, który pozwoli gościom zrelaksować się po całym dniu z warsztatami, wykładami i dyskusjami biznesowymi.