Organizacja imprez to duże przedsięwzięcie. Zaopiekowanie się tym tematem na ostatnią chwilę może pociągać za sobą szereg konsekwencji, które ograniczą Twoje korzyści z wydarzenia. Sprawdź, dlaczego warto planować wcześniej!
1. Masz większy wybór lokalizacji
Może Cię to zaskoczy, ale naprawdę dobre hotele i sale konferencyjne trzeba dziś rezerwować z niemal rocznym wyprzedzeniem! Branża eventowa szybko się rozwija, firmy coraz częściej widzą benefity z tego rozwiązania, a liczba miejsc doskonałych do organizacji szczególnie dużych imprez na kilkaset osób jest ograniczona. Im szybciej podejmiesz decyzje, tym większą masz szansę na najlepszy hotel!
2. Najlepsze agencje nadal mogą przyjąć Twoje zlecenie
Są w kalendarzu miesiące, w których agencje eventowe pracują na pełnych obrotach. Dla Ciebie zwyczajnie mogą nie znaleźć już miejsca w kalendarzu, jeśli zgłosisz się za późno. W Emotions Events niektóre terminy czerwcowe mamy zajęte już zimą! Im szybciej pomyślisz o evencie, tym więcej masz możliwości.
3. Możesz negocjować ceny
Event to nie tylko miejsce, ale szereg innych usług, które towarzyszą wydarzeniu. Rezerwując wcześniej terminy, Ty lub Twoja agencja możecie wynegocjować z podwykonawcami lepsze ceny. Bez pośpiechu możesz też przemyśleć wydatki i znaleźć dla nich uzasadnienie. Decyzje na ostatnią chwilę powodujesz, że przepłacasz.
4. Dobry scenariusz wymaga czas
Event to także praca kreatywna, a dobre pomysły rodzą się podczas dyskusji i z upływem czasu. Zaczynając planować wcześniej, masz szansę na ułożenie scenariusza, który odpowie na potrzeby Twoje, gości i uda się nawet w przypadku niespodziewanych wydarzeń typu niesprzyjająca pogoda. Zyskujesz czas na dobry research i kreatywność.
5. Spokój i zabawa
Przygotowując się wcześniej, w dniu samego eventu czujesz spokój i bezpieczeństwo. Wiesz, że wszystko zaplanowane jest w najmniejszych szczegółach, więc zaczynasz skupiać się na tym, co podczas danej imprezy najważniejsze – budowaniu relacji biznesowych, integracji z pracownikami, networkingu czy zwyczajnie dobrej zabawie. W stresie tego nie osiągniesz!