Globalna pandemia wywołana przez COVID-19 zatrzymała życie społeczne oraz gospodarkę niemal całego świata. Jedną z najbardziej dotkniętych koronawirusem branż jest oczywiście branża eventowa, której zadaniem jest dostarczać ludziom rozrywkę na szeroką skalę. Jednak jak firmy eventowe mają to robić w nowej rzeczywistości, kiedy panuje zakaz opuszczania domów, a duże skupiska ludzi są uważane za niebezpieczne? Jakie działania powinni podjąć mali i duzi przedsiębiorcy, aby przetrwać ten ciężki okres?

 

Pozostań w ciągłym i częstym kontakcie z klientami.

W tych niepewnych czasach najlepszym wyjściem jest zachowanie pełnej transparentności w stosunku do klientów oraz uczestników. Decyzje komunikowane z odpowiednim wyprzedzeniem pozwalają na wprowadzenie nowych rozwiązań, na przykład zarezerwowanie nowego terminu lub zmianę charakteru planowanego wydarzenia. Dezinformacja budzi obawy u wszystkich, między innymi u interesariuszy oraz podwykonawców, a to z kolei może się niekorzystnie odbić na Twojej marce, gdy rzeczywistość ekonomiczna się ustabilizuje. Epidemia postawiła firmy w sytuacji bezprecedensowej, dlatego to bardzo ważne, by w tych trudnych czasach zachować uczciwość i rozsądek. Poświęć czas na pielęgnowanie relacji z klientami, podwykonawcami, uczestnikami oraz współpracownikami, a to z pewnością zaprocentuje, gdy życie społeczne wróci normy.

 

Uważnie przeczytaj umowy i wyciągnij z obecnej sytuacji lekcję na przyszłość.

Gdy mowa o przekładaniu lub odwoływaniu eventów, najbardziej newralgicznym tematem są, oczywiście, finanse. Kto ponosi w tej sytuacji największe koszty, czy firmom należy się zwrot pieniędzy, co z zaliczkami na poczet zarezerwowanych lokali? Niestety, nie ma jednej, prostej odpowiedzi na te pytania. Polskie prawo nie reguluje sytuacji takich, jaka nas właśnie zastała. Każda umowa musi być zatem rozpatrywana indywidualnie i to od jej zapisów zależy, czy firmom zostaną zwrócone pieniądze oraz w jakiej wysokości. Jeśli w umowie została zawarta klauzula o odwołaniu wydarzenia na skutek ‘siły wyższej’, wówczas można się ubiegać o interpretacje powyższego zapisu drogą sądową. Warto jednak pozostać elastycznym w negocjacjach z kontrahentami. Pamiętaj, że kryzys dotyka nas wszystkich, więc klienci prawdopodobnie pozostaną wyrozumiali i będą otwarci na negocjacje.

 

Zastanów się, czy Twój event ma szansę odbyć się mimo panującego wirusa. Może wystarczy zmienić jego formę?

W XXI wieku ludzie zdążyli przywyknąć do tego, że część kontaktów międzyludzkich odbywa się za pośrednictwem Internetu. Nikogo nie dziwą wideokonferencje w wielkich korporacjach, streamingi wydarzeń kulturalnych czy prozaiczne rozmowy tekstowe z rodziną. Okazuje się, że nawet organizacja eventów na setki tysięcy odbiorców jest możliwa. Udowadnia to na przykład Lady Gaga, zapowiadając przy wsparciu WHO oraz Global Citizen ogromny koncert na cześć lekarzy. W Polsce również odbyło się podobne wydarzenie, organizowane przez stację TVN oraz Player.pl. Technologia otwiera nam mnóstwo niespotykanych dotąd możliwości, dlatego warto rozważyć opcje virtual event. Dzięki licznym aplikacjom, ludzie mogą gromadzić się przed ekranami i brać udział w spotkaniach autorskich, konferencjach czy warsztatach. Oczywiście taka forma wydarzenia nie sprawdzi się, niestety we wszystkich przypadkach, dlatego wszystkie decyzje powinny być wcześniej konsultowane z klientami i uczestnikami.

 

Myśl z wyprzedzeniem – nie odwołuj, a przełóż!

Dziś, kiedy nakładane są na nas kolejne obostrzenia, trudno sobie wyobrazić koniec pandemii. Warto jednak myśleć przyszłościowo i zacząć planować eventy już teraz, kiedy rośnie zainteresowanie wynajmem lokali na drugą połowę roku. Wiele firm zaczęło przekładać nadchodzące wydarzenia na jesień, dlatego nietrudno przewidzieć, że niedługo skończy się możliwość rezerwacji najbardziej atrakcyjnych przestrzeni w dogodnych terminach. Już teraz zacznij rozglądać się za miejscami, w których będziesz mógł zorganizować planowane eventy.

 

I najważniejsze…. kryzys się skończy!

Wszystkim coraz bardziej daje się we znaki izolacja. Ludzie tęsknią za spotkaniami oraz interakcjami społecznymi, dlatego branża eventowa będzie jedną z najbardziej potrzebnych po zakończeniu epidemii. Wykorzystajmy obecny czas dobrze i poświećmy go na planowanie, samodoskonalenie oraz wymyślanie coraz lepszych eventów.