Brief to dokument, który Klient wysyła do agencji na etapie ofertyzacji. Powinien on zawierać kluczowe informacje potrzebne do przygotowania oferty. Aby zorganizować jednak perfekcyjny event, sam formularz to za mało. Kluczowe jest poznanie potencjalnego partnera i nawiązanie relacji w świecie offline!

Właściwie napisany brief to korzyść do obu stron. Klient dzięki temu może wybrać agencję eventową, której koncepcja kreatywna odpowiada jego szczegółowym założeniom. Ma zatem pewność, że realizator doskonale zrozumiał swoje zadanie.

Agencja z kolei nie tylko może przygotować trafioną ofertę, ale także od początku do końca procesu skupiona jest na kreacji jasno zdefiniowanego eventu. W ten sposób pracuje sprawniej oraz szybciej trafia w potrzeby Klienta.

Co powinien zawierać brief eventowy?

• Jasny cel realizacji – chcesz zintegrować swoich pracowników? Nagrodzić kontrahentów za ich lojalność? Zbudować świadomość marki? Określenie celu pozwoli agencji skupić się na tym, co dla Ciebie najważniejsze!
• Opis grupy docelowej – dla organizatora wydarzenia ważna jest nie tylko skala – prognozowana liczba gości, ale także ich wiek, płeć, zainteresowania, wcześniejsze doświadczenia. Opisując szczegółowo grupę docelową, pomożesz agencji w zaplanowaniu eventu pod potrzeby konkretnej grupy.
• Wysokość budżetu – przy organizacji eventów firmowych agencję ogranicza w dużej mierze budżet przeznaczony na realizację. Podając na starcie, na jakie koszty jesteś w stanie sobie pozwolić, wskazujesz skalę zakresu działania możliwą do zrealizowania w ramach kosztorysu.
• Rekomendacje – jeśli masz już konkretne oczekiwania względem agencji, np. dotyczące brandingu, agendy czy atrakcji, nie kryj tego na etapie poszukiwania. Przedstawienie szczegółów zamówienia pozwoli zaoszczędzić czas obu stron!
• Harmonogram ofertyzacji – wskaż konkretną datę, do której agencja może wysłać swoją ofertę. Wykażesz się profesjonalizmem, jeśli do każdej ze startujących firm wyślesz informację o etapach ofertyzacji i ich terminach.
• Czytelny opis – liczy się nie tylko treść, ale także sposób jej podania. Opisz swoje oczekiwania ekonomicznie, skupiając się na kluczowych aspektach. Brief powinien mieć maksymalnie kilka stron.

Pamiętaj, że oprócz wysyłki briefu, równie ważnym elementem procesu ofertyzacji jest osobiste spotkanie z agencją. Podczas rozmowy masz szansę zapytać o nurtujące Cię kwestie, podzielić się wątpliwościami i przede wszystkim poznać osoby realizujące Twój projekt. To niezwykle ważne, w szczególności przy wymagających i wysokobudżetowych eventach. Przedstawicielom agencji powierzasz przecież ogromną odpowiedzialność! Za Twój wizerunek, Twoich gości czy ekspozycję Twoich produktów.

Często to właśnie rozmowa poza światem online pozwala wybrać najlepszego eksperta w zakresie event marketingu! Agencja i Klient to partnerzy biznesowi, którzy powinni się doskonale rozumieć.